Come funzioneranno le riunioni ibride? Tre cose che dovresti sapere

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La pandemia COVID-19 ha cambiato per sempre il nostro modo di lavorare. Sono finiti i giorni del presenzialismo e della scrivania per ogni singolo dipendente; gli spazi di lavoro collaborativi e flessibili sono stati introdotti per supportare un nuovo modo ibrido di lavorare, trasformando il modo in cui incontriamo colleghi e clienti. Quindi, come puoi essere sicuro di essere pronto per il futuro delle riunioni?

Rendi il tuo ufficio una destinazione piuttosto che un luogo dove le persone "devono" essere

Sono finiti i giorni in cui si andava in ufficio per passare più di otto ore alla scrivania. Invece, l'ufficio sarà una destinazione che offre una varietà di spazi per il benessere oltre che per il lavoro. Ancora più importante, lo scopo principale dell'ufficio sarà quello di facilitare la collaborazione e la creatività.

Niels Kramer, Creative Director EMEA, suggerisce che le "sterili" sale riunioni del passato rimarranno proprio lì - nel passato. Invece, aree di pausa più accoglienti e informali saranno lo spazio principale in cui le persone collaboreranno, poiché un ambiente e un arredamento confortevole possono ispirare la creatività e la socializzazione.

Prima della pandemia, una delle prime cose che i clienti avrebbero detto è "ho bisogno di un numero x di scrivanie". Ora, i clienti si stanno sbarazzando delle scrivanie e ci chiedono le nostre idee sugli spazi di incontro collaborativi, che sono informali. Le persone non andranno in ufficio per svolgere del lavoro individuale - andranno in ufficio per incontrare altri colleghi e lavorare insieme sui progetti, per scambiarsi idee e per ospitare i clienti".

Spazio per riunioni informali negli uffici di Orange a Bagnolet, Francia
Sala riunioni informale negli uffici di Diageo ad Amsterdam, Paesi Bassi

Kramer crede ancora che ci sia un valore nell'avere un ufficio fisico, specialmente quando si presentano idee ai clienti. Tuttavia, crede che ci sia una tendenza generale ad abbandonare le riunioni formali e rigide con i clienti e vede che in generale, tutte le aziende stanno diventando più informali e non si aspettano più di essere portate in una sala riunioni per una presentazione.

"Persino i clienti sono felici di incontrarsi in questi spazi più confortevoli. La pandemia ha mostrato chiaramente come il vecchio modo di lavorare non fosse molto fluido e, con le generazioni più giovani che entrano nel mondo del lavoro, le aziende sanno di dover cambiare per attrarre e trattenere i talenti, oltre che per avere successo. Anche le aziende che prima erano riluttanti hanno capito che il lavoro flessibile è qui per rimanere, quindi stanno ascoltando i loro dipendenti e adottando un approccio più olistico, che a sua volta sta influenzando la loro decisione di rinnovare i propri uffici in uno spazio più accogliente e dinamico".

La tecnologia di prima classe renderà le riunioni un gioco da ragazzi – è tempo di investire

La tecnologia sarà una parte integrante del modo in cui ci incontreremo, anche quando torneremo in ufficio. A seconda del ruolo, non tutti torneranno in ufficio per partecipare alle riunioni quindi la tecnologia all'interno degli spazi per le riunioni deve facilitare le persone che si collegano virtualmente da diverse aree geografiche. Stéphanie Bonduelle, Managing Director in UK, prevede che ci sarà una maggiore attenzione alla qualità dell'acustica e dell'illuminazione, così come all'insonorizzazione e alle predisposizioni per la ricarica wireless. Si tratta di riutilizzare la tecnologia preesistente e di investire in una tecnologia di più alto livello per migliorare l'ambiente di lavoro e rendere le riunioni ancora migliori. Per esempio, gli schermi a grandezza naturale possono creare l'impressione che un collega di un altro ufficio sia fisicamente nella stanza con te. Consente loro di lavorare a distanza, ma anche di avere una reale voce in capitolo nelle riunioni, mentre se sono solo sullo schermo di un portatile, è facile dimenticare che sono lì. In molti modi, la tecnologia può effettivamente aumentare l'inclusività".

Parlando di inclusività, l'introduzione di una migliore tecnologia può effettivamente aiutare molte aziende a promuovere la diversità e l'inclusione. La tecnologia può permettere al personale che ha disabilità di essere incluso, specialmente se lo spostamento verso un ufficio in centro città è difficile per loro.

Bonduelle crede anche che la tecnologia aiuterà a mantenere le sale riunioni sterili e sicure in un mondo post-pandemico. Vedremo che le aziende investiranno pesantemente in una migliore ventilazione e depuratori d'aria, accessi senza contatto, superfici e materiali più facili da pulire... le possibilità sono infinite. Le sale riunioni prenotabili diventeranno la norma non solo per controllare il numero di persone all'interno delle stanze, ma anche perché possono consentire una finestra di 10 minuti per la pulizia in modo che le persone che dopo parteciperanno a una riunione nella stessa stanza si sentano al sicuro. I touch screen usati per prenotare queste stanze possono essere adattati in molti modi al fine di minimizzare la contaminazione. Per esempio, se si può prenotare una stanza tramite un’applicazione interna all'azienda sul proprio dispositivo personale, si riduce al minimo il rischio per sé stessi e per gli altri. In alternativa, fornire alle persone uno stilo per toccare ciò che vogliono su un touch screen potrebbe anche ridurre la diffusione di germi".

Kramer porta il suo approccio alla tecnologia un passo avanti e suggerisce che per la prima volta, le aziende potrebbero anche decidere di adibire una stanza a studio televisivo o di un social media, affermando che "quando abbiamo proposto queste idee ai clienti un anno fa, non ne vedevano la necessità, ma dopo la pandemia, sono stati davvero ricettivi nel dedicare uno spazio per la registrazione". Crede che uno studio dotato di pareti insonorizzate e attrezzature di registrazione di alta qualità potrebbe essere utile per alcune aziende in termini di produzione e distribuzione interna del proprio materiale di formazione e anche aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, in particolare con quelli che non andranno spesso in ufficio.

Questa esperienza multimediale immersiva e tecnologica è perfettamente dimostrata dalla nostra partnership con JLL nella realizzazione dell’ufficio NXT – vincitore di un award - nel centro di Londra. L'ufficio è dotato di una tecnologia all'avanguardia, che permette ai visitatori di visitare digitalmente gli spazi degli uffici, manipolare fisicamente le planimetrie tramite sensori a infrarossi e molto altro. Usando la tecnologia più recente, le persone possono beneficiare della visione dal vivo degli aggiornamenti dei loro progetti e dare vita a un concept attraverso immagini mozzafiato. È questo tipo di tecnologia che sarà all'avanguardia nel design degli uffici, ma può essere implementata in molti altri modi.

Le riunioni future potrebbero incorporare elementi di questo tipo come ologrammi e VR per fornire un'esperienza inclusiva in cui nessuno si sente come se non facesse parte di una riunione decisiva, anche se si sta collegando dall'altra parte del mondo.

Studio NXT, vincitore di un award, di JLL a Londra, UK

Focus sul benessere - con un approccio olistico

La pandemia ha portato una reale attenzione alla salute e al benessere, una tendenza che i datori di lavoro sono desiderosi di avere al centro dei loro uffici re-immaginati. Tuttavia, ci sono anche altre dinamiche dietro le aziende che spingono a promuovere la salute e il benessere. Per cominciare, una forza lavoro più felice è una forza lavoro più motivata e coinvolta. Quando il personale sente che il datore di lavoro è empatico e si preoccupa sinceramente, questo lo incoraggia. Pertanto, il lavoro flessibile è una situazione vantaggiosa per tutti.

Spazio relax nell'ufficio di RS Components a Milano, Italia

Questo deve riflettersi nel modo in cui l'ufficio è configurato e progettato - non solo deve essere una destinazione dove le persone vogliono andare, ma deve allinearsi agli obiettivi generali di salute e benessere. L'ufficio deve offrire qualcosa che le persone non possono ottenere altrove. La riconversione di vecchie sale riunioni che non saranno più utilizzate in sale di yoga, palestre, zone di meditazione e altri spazi che si focalizzano sulla salute e il benessere, motiverà il personale a fare il pendolare in ufficio perché sa che non sta solo lavorando, ma può anche prendersi del tempo per rilassarsi e migliorare altri aspetti della vita.

Ci sono diversi modi in cui le aziende possono raggiungere questo obiettivo. Alcune scelgono di dividere le stanze più grandi in spazi più piccoli e intimi che limitano il numero di persone ammesse dal punto di vista della salute e della sicurezza. In alternativa, alcune aziende possono optare per stanze più grandi per consentire la distanza sociale. Le partizioni come le pareti scorrevoli possono facilmente dividere una stanza a metà per consentire incontri più piccoli, con l'opzione di potersi ampliare in uno spazio più grande se e quando necessario.

Pareti scorrevoli impacchettabili presso The Fork a Milano, Italia
Flexible meeting space at Glovo’s offices in Barcelona, Spain

E non è solo la stanza in sé che può essere riconfigurata per soddisfare una serie di esigenze - anche gli arredi possono essere arrangiati per adattarsi ad una sala riunioni flessibile. Per esempio, le sedie impilabili e i tavoli pieghevoli possono essere facilmente messi via quando la stanza non viene utilizzata per una riunione, creando uno spazio ampio e arioso che potrebbe essere utilizzato per una serie di esercizi ed eventi di benessere per rafforzare il team.

L'ambiente di lavoro di domani inizia oggi.
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