¿Qué garantiza el éxito de un espacio polivalente en la oficina rediseñada?

A medida que las empresas se replantean sus expectativas en torno al lugar de trabajo después del confinamiento, evalúan su uso del espacio y cuestionan el modo en que éste puede satisfacer mejor sus necesidades.

Como consecuencia de las medidas de distanciamiento físico y el hincapié en la mejora de la experiencia de los empleados, los espacios polivalentes —o áreas multifuncionales de la oficina— constituyen una característica clave del espacio de trabajo del futuro.

“El distanciamiento físico ha adquirido un carácter fundamental en el diseño de las oficinas”, comenta Robyn Bailey, responsable de diseño y desarrollo de negocios de Tétris en Sudáfrica. “Sabemos que muchas personas están deseando volver a su lugar de trabajo después de teletrabajar, pero las empresas también deben asegurarse de que sus oficinas sean seguras, así como de ofrecer espacios de trabajo atractivos, colaborativos y productivos”.

No en vano, el informe de JLL Tomorrow’s Workplace pone de manifiesto que el 58 % de los empleados echa en falta la oficina, una cifra aún más elevada entre los Milennials. Para muchos, es una cuestión de interacción social, además de estar en un entorno de trabajo profesional.

Esto incluye cada vez más los espacios polivalentes, a medida que más empresas perciben sus beneficios. «Bien planteados, los espacios polivalentes pueden lograr que la oficina sea un lugar donde los trabajadores realmente desean estar, en lugar de un entorno en el que simplemente tienen que estar», comenta Bailey.

Entonces, ¿qué es lo que garantiza el éxito de un espacio polivalente?

1 .Promoción de la salud y la seguridad

La salud y el bienestar de los empleados conforman el núcleo de una oficina reimaginada. Los espacios polivalentes se pueden usar para distribuir al personal en la oficina con el objetivo de mantener el distanciamiento físico y adaptarse a medida que cambien las normas que han de respetarse en el lugar de trabajo.

Unos espacios polivalentes bien diseñados también pueden ayudar a los empleados a sentirse cómodos en su entorno. Las plantas y las gamas de colores relajantes pueden tener un efecto calmante. En este momento, las superficies y materiales de fácil limpieza también pueden aportar comodidad al personal. Por ejemplo, la piedra reconstituida (a diferencia de la piedra natural porosa) es un producto que aúna alto rendimiento y bajo mantenimiento. Es ideal para cantinas, ya que es fácil de mantener limpia. En el caso de superficies de trabajo o mesas de reuniones, el tablero de fibra de densidad media (en inglés, MDF), un producto fruto de la ingeniería, también es menos poroso que las maderas naturales y es fácil de limpiar.

2. Crear un sentido de comunidad

Los espacios polivalentes son lugares demandados para mantener las reuniones internas de equipo, que favorecen la colaboración entre compañeros y refuerzan las relaciones de trabajo.

“Estamos más acostumbrados a las llamadas que nunca”, explica Nuno Fernandes, director de diseño de Tétris EMEA. «No obstante, no existe un sustituto para una reunión presencial y las ideas espontáneas que genera”.

“Garantizar que el diseño favorezca la interacción no significa "reinventar la rueda" ni tampoco invertir grandes cantidades de dinero en mobiliario”, agrega.

El mobiliario modular, que puede desplazarse y reutilizarse, es una buena opción tanto a corto (en cuanto al distanciamiento social) como a largo plazo (flexibilidad). Las cabinas con una sola silla de respaldo elevado aportan comodidad y privacidad para las llamadas o el trabajo que requiera mayor atención, mientras que las cabinas más espaciosas facilitan las reuniones semiprivadas de grupos pequeños.

Los muebles adaptables, como los escritorios de pie, también son de utilidad para las plantillas con una amplia variedad de necesidades y preferencias.

3. Respaldar las interacciones con clientes

No se trata solo de crear un ambiente de trabajo agradable para el personal; los espacios polivalentes deben ser lo suficientemente adaptables como para fomentar la interacción con los clientes en presentaciones digitales y negociaciones presenciales.

“¿Quién dice que las reuniones de negocios deben ser frías y formales? Tras el confinamiento, es posible que se reciba a los clientes que visitan las oficinas a una habitación pequeña y estéril, quizás con intimidantes pantallas de metacrilato”, comenta Fernandes. “Los espacios deben ser atractivos y acogedores sin sacrificar la profesionalidad para brindar una experiencia positiva”.

Una sala de biblioteca, por ejemplo, podría usarse para auditorías financieras o reuniones importantes como alternativa a las salas de reuniones con mucho eco.

4. Conectividad sólida

A medida que las oficinas se vuelven más inteligentes, la tecnología se integra cada vez más en los espacios polivalentes.

“Nos hemos acostumbrado a sentarnos de una forma ordenada en la oficina simplemente por el cableado”, apunta Fernandes. “No obstante, tal y como todos hemos visto en el teletrabajo, las tareas no necesitan llevarse a cabo en una zona designada durante un periodo fijo de ocho horas”.

Eso sí, la conexión inalámbrica a Internet debe ser capaz de facilitar todo tipo de tareas, desde videollamadas hasta transferencias de archivos grandes, sin puntos ciegos en la oficina y con numerosos dispositivos de carga para aparatos electrónicos, incluso algunos integrados en el mobiliario.

5. Reflejo de una marca

“Los espacios polivalentes ofrecen una oportunidad para mejorar la cultura de la empresa y reflejar sus valores”, indica Bailey.

“Los beneficios son dobles” recuerda. Los visitantes se hacen una idea más acertada de la visión y la marca de una empresa cuando ven un lugar de trabajo abierto y colaborativo. De la misma manera, el entorno de trabajo adecuado puede ayudar a los trabajadores a desarrollar una sensación de pertenencia”.

Atraer y retener el talento, particularmente en sectores competitivos, también constituye un factor determinante. “Los jóvenes profesionales albergan mayores expectativas y valoran mucho más el lugar de trabajo”, señala Bailey. «Ahora, eso puede influir en la decisión, por ejemplo, sobre a qué empresa de banca o auditoría incorporarse después de la universidad».