Un nuevo informe de JLL destaca cómo las empresas pueden diseñar su oficina física para un trabajo flexible e híbrido.
El trabajo híbrido, anunciado en su día como la nueva normalidad, plantea retos únicos a las empresas de hoy en día. Mientras que muchos empresarios consideran que la asistencia a la oficina es crucial para la colaboración cara a cara, la productividad y la innovación, los empleados esperan cada vez más flexibilidad en cómo y dónde trabajan.
El informe de JLL sobre el trabajo híbrido, elaborado a partir de las respuestas de más de 200 responsables de la toma de decisiones inmobiliarias y más de 20.000 empleados, subraya la brecha existente entre las preferencias de los empresarios y las expectativas de los empleados: El 39% de las empresas informan de niveles de utilización de oficinas inferiores al 40% y el 70% dicen que están por debajo del 60%.
El rediseño del espacio de oficina puede ser fundamental para animar a los empleados a trabajar desde la oficina, y muchos líderes de CRE encuestados informan de prácticas de diseño que han apoyado una mejor utilización del espacio en un modelo de trabajo híbrido.
"Muchas empresas están tratando de entender cómo su espacio puede atraer mejor a sus empleados que trabajan de forma híbrida y fomentar la productividad y la cultura de la empresa", dice Adrian Davidson, EMEA Head of Design en Tétris. "La buena noticia es que hay empresas con visión de futuro que lo están haciendo bien, ofreciendo valiosas ideas para crear entornos de oficina que los empleados estén entusiasmados de utilizar."
El informe de JLL revela que las empresas con estrategias de trabajo híbrido exitosas comparten estas características:
Equilibrar la necesidad de espacio individual y espacio social
La oficina física se ha destacado como un espacio fundamental para el trabajo colaborativo y la socialización. Sin embargo, el 58% de los empleados encuestados considera que la oficina es menos adecuada que el hogar para el trabajo de concentración; el 28% afirma que el ruido es un obstáculo importante para elegir trabajar desde la oficina y el 18% cita la falta de espacio de concentración.
"La gestión del ruido y la capacidad de concentración son dos de los principales problemas que afectan a los empleados que pasan tiempo en la oficina", afirma Davidson. "El diseño puede ayudar a crear un mejor confort acústico a través de características como la instalación de elementos o paneles acústicos que absorben el sonido, áreas tranquilas y cabinas privadas para reuniones."
Reconocer los distintos factores de la oficina que influyen en el rendimiento de los empleados
Aunque dos tercios de los empresarios citan la mejora de la productividad como una razón clave para que los empleados trabajen desde la oficina, existe una disparidad entre la importancia que el personal concede a determinadas características de la oficina y su satisfacción con ellas.
Además de la privacidad y el espacio de concentración, se incluía el confort térmico, un sistema de reserva de mesas y la felicidad en el trabajo.
"Los empleados que trabajan de forma híbrida valoran las oficinas por la colaboración y el sentimiento de pertenencia que les da trabajar junto a sus compañeros", afirma Davidson. "Sin embargo, como puede ser difícil planificar el tiempo de oficina exclusivamente para el trabajo colaborativo, es crucial que los empleadores tomen nota de lo que su gente prioriza en el entorno de oficina para crear espacios de trabajo que fomenten también el trabajo individual."
Controlar el uso del espacio para un diseño basado en datos
Aunque el 58% de las empresas adopta un enfoque híbrido flexible en el que los empleados eligen sus días de trabajo en la oficina, sólo el 36% hace un seguimiento de los estilos de trabajo de los empleados, lo que dificulta la optimización del uso del espacio.
Tecnologías como los sensores de ocupación, el software de reserva de salas y los inicios de sesión por IP pueden aportar información importante sobre cómo utilizan los empleados el espacio de oficina, pero pocas empresas lo utilizan. Esta información puede servir para determinar el tipo y el tamaño del espacio de trabajo que debe ofrecer una oficina.
Fomentar espacios más dinámicos y multiusos
El 86% de los directivos de CRE se centran en reducir los costes operativos en consonancia con los modelos de trabajo híbridos.
La demanda de incrementar la asistencia a la oficina, unida a las preferencias de los empleados por los martes, miércoles y jueves, ha provocado que los empleadores experimenten escasez de escritorios en los días de mayor actividad.
Aunque el 69% de las organizaciones ofrecen una combinación de asientos compartidos y personales para hacer frente a esta situación, los empleados híbridos afirman que más de la mitad de su tiempo lo pasan en puestos de trabajo individuales. Mientras tanto, el espacio informal y social se utiliza menos del 40% del tiempo, ya que la gente prefiere la colaboración cara a cara en el espacio formal.
Los hábitos de trabajo de los empleados no están sincronizados con los nuevos espacios que se les han proporcionado, por lo que existe la oportunidad de fomentar un uso más dinámico del espacio mediante opciones de diseño como el mobiliario modular y las mamparas, que pueden ayudar a acomodar la demanda cambiante de puestos de trabajo individuales y compartidos.
Invertir en comodidad
Muchas empresas están introduciendo nuevas herramientas para fomentar el trabajo desde la oficina, y la mayoría está implantando o considerando la posibilidad de mejorar la tecnología de oficina y los servicios.
Mientras tanto, la calidad del aire, la calidad de la luz y una silla cómoda fueron calificadas por casi el 90% de los empleados como factores importantes en el entorno de oficina.
"Mejorar la experiencia humana significa pensar de forma holística en el bienestar de los empleados, su rendimiento y la sostenibilidad del espacio", afirma Davidson. "Opciones de diseño sencillas como aumentar la luz natural, facilitar el acceso a las ventanas, los sistemas de purificación del aire y el mobiliario ergonómico contribuyen a crear un entorno saludable que aumenta el rendimiento."
Capacite a los directivos para formar a los empleados en el uso de la oficina híbrida
En las empresas con modelos de trabajo híbridos eficaces, los directivos ayudan a formar a los empleados en las mejores prácticas para el entorno híbrido y les ayudan a aprovechar al máximo los nuevos espacios. Las evaluaciones periódicas de la satisfacción de los empleados ayudan a calibrar el impacto de los espacios de trabajo y a identificar oportunidades de mejora continua.
"Cuando se trata de entornos de trabajo híbridos, no existe una solución única", afirma Davidson. "Los empresarios que invierten en comprender las necesidades y expectativas de sus empleados están mejor situados para dar forma a una oficina que atraiga a sus trabajadores, con los beneficios para la productividad, la conexión y la innovación que eso puede aportar."
