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¿Cómo funcionan las reuniones híbridas? Tres cosas que debes saber

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La pandemia de COVID-19 ha cambiado la forma de trabajar para siempre. Quedaron atrás los días de presentismo y de un escritorio para cada empleado; los espacios de trabajo colaborativos y flexibles están siendo introducidos para apoyar una nueva forma híbrida de trabajar, transformando la forma en que nos reunimos con colegas y clientes. ¿Cómo puedes asegurarte de que estás preparado para el futuro de las reuniones?

Haz de tu oficina un destino y no un lugar en el que la gente "tenga que estar"

Lejos quedan los días en los que se iba a la oficina para pasar más de ocho horas en un escritorio. En su lugar, la oficina será un destino que ofrezca una variedad de espacios para el bienestar y el trabajo.

Y lo que es más importante, el objetivo principal de la oficina será facilitar la colaboración y la creatividad. Niels Kramer, Director Creativo EMEA, sugiere que las "estériles" salas de reunión del pasado se quedarán ahí, en el pasado. En su lugar, las zonas de descanso más hogareñas e informales serán el espacio principal en el que la gente colaborará, ya que un entorno y un mobiliario cómodos pueden inspirar la creatividad y la socialización.

“Antes de la pandemia, una de las primeras cosas que nos decían los clientes era ´necesito un número x de mesas´. Ahora, los clientes se deshacen de las mesas y nos piden ideas sobre espacios de reunión colaborativos, informales. La gente no va a la oficina a trabajar individualmente, sino a reunirse con otros colegas para trabajar juntos en proyectos, intercambiar ideas y recibir a los clientes".

Informal meeting space at the Orange offices in Bagnolet, France
Informal meeting room at Diageo’s offices in Amsterdam, The Netherlands

Kramer sigue creyendo que es útil tener una oficina física, sobre todo a la hora de presentar ideas a los clientes. Sin embargo, cree que hay una tendencia general a alejarse de las reuniones formales y rígidas con los clientes y considera que, en general, todos los sectores se están volviendo más informales y ya no esperan que se les muestre una sala de reuniones para una presentación.

“Incluso los clientes están contentos de reunirse en estos espacios más cómodos. La pandemia ha puesto de manifiesto que la antigua forma de trabajar no era muy flexible y, con la entrada de las nuevas generaciones en el mercado laboral, las empresas saben que tienen que cambiar para atraer y retener el talento, así como para conseguir contratos. Incluso las empresas que antes se mostraban reticentes comprenden que el trabajo flexible ha llegado para quedarse, por lo que están escuchando a sus empleados y adoptando un enfoque más integral, que a su vez está influyendo en su decisión de renovar sus oficinas para convertirlas en un espacio más acogedor y dinámico".

La tecnología más avanzada facilitará las reuniones: es hora de invertir

La tecnología desempeñará un papel integral en la forma en que nos reunimos, incluso cuando estemos de vuelta en la oficina. No todo el mundo volverá a la oficina para asistir a las reuniones esto dependerá de su cargo, por lo que la tecnología de los espacios de reunión debe facilitar que las personas se reúnan virtualmente desde diferentes puntos geográficos. Stéphanie Bonduelle, Directora General en Reino Unido, espera que se preste más atención a la calidad de los acústicos y la iluminación, así como a la insonorización y la conexión inalámbrica. “Se trata de reutilizar la tecnología existente e invertir en tecnología de mayor calidad para potenciar el lugar de trabajo y hacer que las reuniones sean aún mejores. Por ejemplo, las pantallas de tamaño natural pueden crear la impresión de que un compañero de otra oficina está físicamente en la sala contigo. Esto les permite trabajar a distancia, pero también tener voz y voto en las reuniones, mientras que si sólo están en la pantalla de un portátil, es fácil olvidar que están allí. En muchos sentidos, la tecnología puede aumentar la inclusión".

Hablando de inclusión, el desarrollo de una mejor tecnología puede ayudar a impulsar la diversidad y la inclusión en muchas empresas. La tecnología puede permitir la inclusión del personal con discapacidades, especialmente si el desplazamiento a una oficina en el centro de la ciudad es difícil para ellos.

Bonduelle también cree que la tecnología ayudará a mantener las salas de reuniones más limpias y seguras en un mundo post-pandémico. “Veremos que las empresas invertirán en una mejor ventilación y purificadores de aire, accesos sin contacto, superficies y materiales más fáciles de limpiar... las posibilidades son infinitas. Las salas de reuniones que se pueden reservar se convertirán en la norma, no sólo para controlar el número de personas dentro de las salas, sino también porque se puede dejar un margen de 10 minutos para la limpieza, de modo que las personas que asistirán a una reunión en la misma sala se sientirán seguras. Las pantallas táctiles utilizadas para reservar estas salas pueden adaptarse de muchas maneras para minimizar la contaminación. Por ejemplo, si se puede reservar una sala a través de una aplicación interna de la empresa en el dispositivo personal, se minimiza el riesgo para uno mismo y para los demás. Por otra parte, si se proporciona a los usuarios un lápiz óptico para que introduzcan lo que desean en una pantalla táctil, también se podría reducir la propagación de gérmenes".

Kramer lleva su enfoque de la tecnología un paso más allá y sugiere que, por primera vez, las empresas podrían incluso decidir destinar una sala a un estudio de televisión o de medios sociales, afirmando que "cuando propusimos estas ideas a los clientes hace un año, no veían la necesidad, pero después de la pandemia, se han mostrado realmente receptivos a dedicar un espacio dedicado a grabación". En su opinión, un estudio dotado de paredes insonorizadas y equipos de grabación de alta calidad podría ser útil para ciertas empresas a la hora de elaborar y distribuir internamente sus propios materiales de formación y también para aumentar el engagement de los empleados, sobre todo con aquellos que no van a la oficina con frecuencia.

Esta experiencia multimedia inmersiva y tecnológica queda perfectamente demostrada por nuestra colaboración con JLL en la entrega de la premiada oficina NXT en el centro de Londres. La oficina está equipada con tecnología punta, lo que permite a los visitantes recorrer digitalmente los espacios de las oficinas, manipular físicamente los planos mediante sensores infrarrojos y mucho más. Gracias a la tecnología más avanzada, los usuarios pueden disfrutar de actualizaciones en directo de sus planos y dar vida a un concepto a través de impresionantes imágenes. Este tipo de tecnología es la que estará a la vanguardia del diseño de oficinas, pero puede aplicarse de muchas otras maneras.

Las reuniones futuras podrían incorporar elementos de este tipo, como hologramas y realidad virtual, para ofrecer una experiencia inclusiva en la que nadie sienta que no forma parte de una reunión crucial, incluso si llama desde el otro lado del mundo.

JLL’s award-winning NXT Studio in London, UK

Centrarse en el bienestar - tener un enfoque global

La pandemia ha hecho que se preste especial atención a la salud y el bienestar, una tendencia que los empleadores están dispuestos a situar en el centro de sus oficinas reimaginadas. Sin embargo, también hay otras fuerzas que impulsan a las empresas a defender la salud y el bienestar. Para empezar, una plantilla más feliz es una plantilla más dedicada y comprometida. Cuando el personal siente que su empleador es empático y se preocupa de verdad, eso le anima. Por lo tanto, el trabajo flexible es una situación en la que todos ganan.

Relaxation space at the RS Components office in Milan, Italy

Esto debe reflejarse en la forma en que se establece y diseña la oficina: no sólo debe ser un destino al que la gente quiera ir, sino que debe estar en sintonía con los objetivos generales de salud y bienestar. La oficina tiene que ofrecer algo que la gente no pueda conseguir en otro sitio. Reutilizar las antiguas salas de juntas que ya no se utilizarán para convertirlas en estudios de yoga, gimnasios, zonas de meditación y otros espacios centrados en la salud y el bienestar motivará al personal a desplazarse a la oficina, ya que saben que no sólo están trabajando, sino que pueden dedicar tiempo a relajarse y mejorar otros aspectos de su vida.

Las empresas pueden conseguirlo de varias maneras. Algunas optarán por dividir las salas más grandes en espacios más pequeños e íntimos que limiten el número de personas que pueden entrar desde el punto de vista de la salud y la seguridad. Por otro lado, algunas empresas pueden optar por salas más grandes para permitir el distanciamiento social. Los tabiques, como las puertas correderas, pueden reducir fácilmente una sala a la mitad para permitir reuniones más pequeñas, con la opción de abrirse a un espacio mayor cuando sea necesario.

Sliding stacking doors at The Fork in Milan, Italy
Flexible meeting space at Glovo’s offices in Barcelona, Spain

Y no es sólo la sala en sí la que puede reconfigurarse para adaptarse a una serie de necesidades, incluso el mobiliario puede influir para facilitar una sala de reuniones flexible. Por ejemplo, las sillas apilables y las mesas plegables pueden guardarse fácilmente cuando la sala no se utiliza para una reunión, lo que permite disponer de un espacio amplio y ventilado que podría utilizarse para actividades de unión de equipos, sesiones de ejercicios para el bienestar o incluso eventos.

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