Como serão as reuniões de trabalho híbridas? Três coisas que precisa de saber

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A pandemia da COVID-19 mudou para sempre a nossa forma de trabalhar. Já não vamos ter que ir todos os dias ao local de trabalho e não vamos ter uma secretária para cada colaborador; os espaços de trabalho colaborativos e flexíveis estão aí para dar apoio a uma nova forma híbrida de trabalhar, transformando a forma como nos relacionamos com os colegas e clientes. Então, como garantir que está preparado para o futuro das reuniões?

Faça do seu escritório um destino em vez de um lugar onde as pessoas "têm de" estar

Longe vão os dias em que nos tínhamos de deslocar ao escritório para passar mais de oito horas numa secretária. Os escritórios serão cada vez mais um destino que oferece uma variedade de espaços para o bem-estar, bem como para trabalhar. Mais importante ainda, o principal objetivo do escritório será facilitar a colaboração e a criatividade.

Niels Kramer, Diretor Criativo de EMEA, diz que as salas de reunião "estéreis" do passado ficaram no passado. Em vez disso, áreas mais acolhedoras e informais serão o principal espaço em que as pessoas irão colaborar, uma vez que um ambiente e um mobiliário confortável pode inspirar a criatividade e a socialização.

"Antes da pandemia, uma das primeiras coisas que os clientes pediam era "Preciso de x número de secretárias". Agora, os clientes estão a livrar-se das secretárias e a pedir as nossas ideias sobre espaços de reuniões colaborativos e mais informais. As pessoas não vão ao escritório para fazer trabalho individual - vão ao escritório para se encontrarem com outros colegas, para trabalharem em projetos em conjunto, para trocarem ideias uns com os outros, e para receberem clientes'.

Espaço de reunião informal nos escritórios da Orange em Bagnolet, França
Informal sala de reuniões nos escritórios da Diageo em Amesterdão, na Holanda.

Kramer ainda acredita que há valor em ter um escritório físico, especialmente quando se apresentam ideias aos clientes. Contudo, acredita que existe uma tendência geral para se afastar das reuniões formais e rígidas com clientes e vê que, em geral, todas as indústrias estão a tornar-se mais informais e que as reuniões nas empresas são realizadas em espaços também eles mais informais.

Até os clientes ficam mais satisfeitos por se encontrarem nestes espaços mais confortáveis. A pandemia tem mostrado como a antiga forma de trabalhar não era muito atrativa e, com as gerações mais jovens a entrar no mercado de trabalho, as empresas sabem que têm de se adaptar para atrair e reter talentos, assim como ganhar contratos. Mesmo as empresas mais resilientes à mudança compreendem que o trabalho flexível está para ficar, pelo que estão a ouvir os seus colaboradores e a adotar uma abordagem mais holística, remodelando os escritórios para um espaço mais acolhedor e dinâmico'

Uma tecnologia de ponta tornará as reuniões muito mais fáceis - invista agora

A tecnologia desempenhará um papel fundamental na forma como nos reunimos, mesmo quando estivermos de volta ao escritório. Nem todos voltarão ao escritório para reuniões, dependendo da sua função, pelo que as tecnologias dentro das salas de reuniões precisam de facilitar a entrada de pessoas virtualmente de diferentes geografias. Stéphanie Bonduelle, Directora Geral no Reino Unido, espera que haja um maior foco na qualidade da acústica e da iluminação, bem como na insonorização e no fornecimento de wireless. Trata-se de reestruturar a tecnologia pré-existente e investir em tecnologia de maior especificação para melhorar o local de trabalho e tornar as reuniões ainda melhores. Por exemplo, ecrãs em tamanho real podem criar a impressão de que um colega de outro escritório esteja fisicamente na sala. Esta tecnologia, permite trabalhar remotamente, mas também ter uma palavra a dizer nas reuniões, enquanto que se estiverem apenas no ecrã de um portátil, é fácil esquecer que estão na reunião. De muitas maneiras, a tecnologia pode efetivamente aumentar a interatividade.

Falando em interatividade, a implementação de uma melhor tecnologia pode de facto ajudar a impulsionar a diversidade e a inclusão para muitas empresas. A tecnologia pode permitir a inclusão de pessoas com deficiência, especialmente se a deslocação para um escritório for de difícil acesso para eles.

Bonduelle acredita também que a tecnologia ajudará a manter as salas de reuniões limpas e seguras de acordo com as novas regras geradas pela pandemia. "Vamos ver as empresas a investir fortemente numa melhor ventilação para purificar o ar, superfícies e materiais mais fáceis de limpar... as possibilidades são infinitas. As salas de reunião com marcações tornar-se-ão uma norma não só para controlar o número de pessoas dentro das salas, mas também porque pode permitir uma janela de 10 minutos para limpeza, para que as pessoas que estão na reunião depois se sintam seguras. Os ecrãs tácteis utilizados para reservar estas salas podem ser adaptados de muitas maneiras para minimizar a contaminação. Por exemplo, se puder reservar uma sala através de uma aplicação interna, à escala da empresa, está a minimizar o risco para si e para os outros. Outra alternativa, é fornecer às pessoas material para tocar num ecrã táctil, por exemplo, poderia ajudar também reduzir a propagação de doenças'.

Kramer leva a sua abordagem à tecnologia ainda mais longe e sugere que, pela primeira vez, as empresas podem mesmo ter um espaço para uma televisão ou estúdio de comunicação social,  "quando propusemos estas ideias aos nossos clientes há um ano, eles não viam esta necessidade, mas agora com a pandemia, foram realmente recetivos a dedicar um espaço para gravações". Kramer acredita que um estúdio equipado com paredes à prova de som e equipamento de gravação de alta qualidade poderia ser útil para certas empresas para criarem os seus próprios materiais de formação e também aumentar o envolvimento dos colaboradores, particularmente com aqueles que não irão frequentemente ao escritório.

Esta experiência de tecnologia e multimédia é pioneira e é demonstrada pela nossa parceria com a JLL, aquando da entrega do premiado escritório da NXT no centro de Londres. O escritório está equipado com tecnologia de ponta, permitindo aos visitantes visitar digitalmente os espaços do escritório, manipulando fisicamente os planos através de sensores infravermelhos, e muito mais. Ao utilizar a mais recente tecnologia, as pessoas podem desfrutar de ver atualizações ao vivo dos seus planos e dar vida a um conceito através de visuais deslumbrantes. É este tipo de tecnologia que estará na vanguarda do design de escritório, mas pode ser implementada de muitas outras formas.

As reuniões futuras poderão incorporar elementos como hologramas e VR para proporcionar uma experiência onde ninguém se sinta de fora, como se não fizessem parte de uma reunião crucial, mesmo que estejam do outro lado do mundo.

O premiado estúdio NXT da JLL em Londres, Reino Unido

Foco no bem-estar – um olhar holístico

A pandemia trouxe um foco real na saúde e no bem-estar, uma tendência que os colaboradores estão interessados em ter no centro dos seus escritórios do futuro. Contudo, existem também outros aspetos importante nas empresas que querem defender a saúde e o bem-estar. Para começar, um colaborador mais feliz é um trabalhador mais dedicado e empenhado. Quando os colaboradores sentem que o seu empregador é compreensivo e genuinamente preocupado, o colaborador sente-se mais estimulado. Portanto, o trabalho flexível é uma situação vantajosa para ambas as partes.

Espaço de descontração no escritório RS Components em Milão, Itália

Isto tem de se refletir na forma como os escritórios são criados e concebidos - não só tem de ser um destino a que as pessoas queiram ir, como tem de se alinhar com os objetivos gerais de saúde e bem-estar. O escritório precisa de oferecer algo que as pessoas não possam obter noutro lugar. Remodelar os antigos espaços que já não serão utilizadas em estúdios de yoga, ginásios, zonas de meditação e outros espaços que se concentrem na área de saúde e bem-estar irá motivar os colaboradores a deslocarem-se ao escritório, pois sabem que não só estão a trabalhar, como também podem tirar tempo para relaxar e melhorar outros aspetos das suas vidas.

Há várias maneiras de as empresas o conseguirem. Algumas optarão por dividir salas maiores em espaços mais pequenos e íntimos que limitam o número de pessoas autorizadas a entrar do ponto de vista da saúde e segurança. Em alternativa, algumas empresas podem optar por salas maiores para permitir o distanciamento social. Divisórias como portas de correr podem facilmente cortar uma divisão ao meio para permitir reuniões mais pequenas, com a opção de abrir para um espaço maior quando necessário.

Portas de empilhamento deslizantes em The Fork em Milão, Itália
Espaço flexível de reuniões nos escritórios da Glovo em Barcelona, Espanha

E não é apenas a sala em si que pode ser reconfigurada para se adaptar a uma série de necessidades - mesmo o mobiliário pode ser influenciado para facilitar uma sala de reuniões flexível. Por exemplo, cadeiras e mesas desmontáveis podem ser facilmente arrumadas quando a sala não está a ser utilizada para uma reunião, permitindo um espaço grande e arejado que poderia ser utilizado para uma sala de eventos ou uma sala de bem-estar.

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